Parcours 1 – Gagner un maximum de temps
Gagner un maximum de temps
Tout sur Ostendis
Vous saisissez vos annonces directement dans Ostendis et les publiez depuis la plateforme – sur votre site web et sur les portails d’emploi. C’est ce qui vous fait gagner le plus de temps.
- Créer des annonces directement dans Ostendis et les publier sur les plateformes d’emploi et votre site web grâce au multiposting
- Gérer un maximum d’étapes de manière centralisée via Ostendis
- Regrouper la publication, les candidatures et la communication en un seul endroit
- Plus jamais de double saisie
- Annonces automatiquement sur votre site web
- Directement sur les portails d’emploi
Parcours 2 – Quick Start
Quick Start
Gérer les candidatures
Tu publies tes annonces d’emploi comme d’habitude. La seule nouveauté, c’est le lien de candidature dans l’annonce : les candidatures arrivent ainsi directement dans Ostendis au lieu de la boîte e-mail.
- réutiliser vos annonces d’emploi existantes – par exemple votre annonce PDF, dans laquelle tu ajoutes simplement le lien de candidature
- Gérer les candidatures de manière centralisée et efficace dans Ostendis
- Découvrir Ostendis en toute tranquillité – sans encore utiliser la publication via Ostendis
- Prêt à l’emploi rapidement
- La publication reste inchangée
- Toutes les candidatures au même endroit
Parcours 3 – Effort minimal
Effort minimal
Candidatures par e-mail
Vous continuez à publier vos annonces par vos canaux habituels et n’utilisez pas le formulaire de candidature (CVdropper™). Les candidatures vous parviennent comme d’habitude par e-mail et vous les transférez simplement à Ostendis.
- continuer à publier vos annonces d’emploi comme d’habitude
- continuer à recevoir les candidatures par e-mail et les transférer à Ostendis
- démarrer avec le minimum de changements – sans multiposting ni formulaire de candidature
- Effort réduit au minimum
- Aucun changement d’organisation
- Gérer les candidatures de manière centralisée
Bienvenue chez Ostendis
Aperçu et choix de votre parcours
Ravis de vous compter parmi nous !
Nous vous accompagnons étape par étape dans la configuration – à votre rythme et selon l’utilisation que vous souhaitez faire d’Ostendis. C’est vous qui décidez du degré d’intégration d’Ostendis dès le départ. Trois parcours différents s’offrent à vous : de l’entrée rapide dans la gestion des candidatures à la solution complète qui vous fait gagner un maximum de temps. Choisissez le parcours qui correspond le mieux à votre quotidien – vous pouvez en changer à tout moment.
Charlotte, notre responsable Marketing et Customer Happiness, t’accompagne à travers les vidéos.
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Regarder la vidéo : Nous te montrons les trois parcours possibles pour démarrer.
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Choisir un parcours : Tu décides ce qui convient à ton quotidien – tu peux changer à tout moment.
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Lancez-vous : Par la suite, vous ne verrez que les étapes pertinentes pour vous.
Une question en suspens ou vous bloquez ? Contactez-nous tout simplement – nous nous ferons un plaisir de vous aider personnellement.
Configurer l’envoi d’e-mails
Pour que vos e-mails arrivent à bon port
Envoi d’e-mails
Nous effectuons cette étape délibérément au tout début : pour qu’Ostendis fonctionne de manière fiable, les e-mails doivent aussi parvenir en toute sécurité aux candidats. C’est pourquoi nous configurons correctement l’envoi d’e-mails avant que vous ne commenciez.
Concrètement, il s’agit d’une entrée dans votre domaine afin que les e-mails d’Ostendis soient livrés de manière fiable et n’atterrissent pas dans les spams. Le mieux est de transmettre directement cette étape à votre IT – pour eux, c’est réglé en quelques minutes.
Tu trouveras ici toutes les informations et les instructions pour ton IT : Envoi d’e-mails sur my.ostendis
JobPublisher
Lier Ostendis à votre site web
Cette étape ne doit également être configurée qu’une seule fois et est transmise directement à votre service informatique. Le JobPublisher veille à ce que vos postes vacants apparaissent directement sur votre site web. Vous n’avez plus besoin de les saisir ou de les mettre à jour manuellement à cet endroit.
Pour l’intégration unique, vous avez besoin de la personne qui gère votre site web. Elle insère un petit extrait de code (snippet) là où vos postes vacants doivent être affichés.
Dans la vidéo, nous vous montrons comment fonctionne l’intégration et ce que vous devez transmettre à la personne responsable.
Questions à ce sujet
Qu’est-ce que le JobPublisher ?
Le JobPublisher est le lien entre Ostendis et ton site web. Avec l’Ostendis JobPublisher, tu peux publier directement sur le site web de ton entreprise les postes saisis dans Ostendis. Les offres ouvertes sont reprises automatiquement depuis Ostendis – tu n’as pas besoin de les saisir deux fois.
Combien coûte le JobPublisher ?
Le JobPublisher fait partie d’Ostendis et est à ta disposition sans frais supplémentaires. En option, tu peux aussi afficher tes annonces d’emploi via votre propre domaine plutôt que via une URL Ostendis. Cette intégration de domaine améliore notamment la visibilité sur Google et est liée à des frais uniques. Plus d’infos ici :
Intégration de domaine Ostendis
Mon site web est multilingue ou possède plusieurs pages carrières – que puis-je faire ?
Aucun problème. Vous pouvez configurer le JobPublisher pour plusieurs langues ou différentes sections de votre site web. Vous trouverez les possibilités et instructions correspondantes ici :
JobPublisher sur le site web de l’entreprise
Configurer l’interface
Activer une fois pour toutes la connexion aux portails d’emploi
Avec une interface active, vous publiez vos annonces directement depuis Ostendis sur des portails d’emploi externes – plus de double saisie. En prenant l’exemple de Jobs.ch, nous vous montrons comment activer la connexion.
Des questions à ce sujet
Sur quelles plateformes mes offres d'emploi peuvent-elles être publiées directement depuis Ostendis ?
Comment fonctionne l’interface RAV ?
Via l’interface RAV, tu peux transmettre tes offres d’emploi directement d’Ostendis au RAV. Tu trouveras toutes les informations ici :
Interface RAV dans Ostendis
Créer un modèle d’annonce
Concevoir une fois, réutiliser indéfiniment
Avec votre propre modèle d’annonce, vous gagnez du temps pour chaque nouveau poste. Vous définissez une fois la mise en page de base – correspondant à votre identité visuelle, avec logo, couleurs, polices et les contenus souhaités. Pour un nouveau poste, il ne vous reste plus qu’à adapter les informations spécifiques au job.
L’objectif : vous disposez à la fin d’un modèle d’annonce qui correspond à votre image et que vous pouvez réutiliser pour chaque nouveau poste.
Questions à ce sujet
Puis-je créer plusieurs modèles d’annonce ?
Oui, tu peux enregistrer plusieurs modèles – par exemple des modèles différents pour différentes entreprises, marques ou types de postes.
Puis-je encore adapter un modèle existant plus tard ?
Oui. Ton modèle peut être modifié et développé à tout moment.
Dois-je recréer entièrement une annonce pour chaque nouveau poste ?
Non. Vous utilisez votre modèle enregistré comme base et n’adaptez que les contenus spécifiques au poste concerné.
Créer une offre d'emploi
Paramètres & Autorisations · Adapter l’annonce
Nous saisissons ensemble votre premier job et configurons les paramètres les plus importants pour le poste.
Vous apprenez à définir les paramètres et les autorisations pour le job, puis à créer votre annonce. Pour cela, nous utilisons le modèle d’annonce que vous avez créé à l’étape précédente. Ainsi, vous n’avez pas besoin de reconstruire la mise en page de base à chaque fois, mais complétez seulement les contenus pertinents pour ce poste concret.
Questions à ce sujet
Puis-je encore modifier un job plus tard ?
Oui. Même après la création, tu peux adapter les informations et les paramètres d’un job.
Pourquoi dois-je indiquer tous les paramètres ?
Certaines de ces informations sont nécessaires pour la publication sur les plateformes d’emploi et sont transmises directement à la plateforme concernée.
Accusé de réception automatique
Les candidats reçoivent automatiquement un retour
Avec l’accusé de réception automatique, les candidats reçoivent automatiquement un retour après un délai que vous avez défini. Ils savent ainsi que leur candidature est en cours de traitement chez vous et vous n’avez pas besoin d’y penser vous-même à chaque fois.
Dans la vidéo, nous vous montrons où activer la fonction, comment définir le moment de l’envoi et comment adapter le texte du message.
Questions à ce sujet
L’accusé de réception est-il envoyé automatiquement pour chaque candidature entrante ?
Si la fonction est activée pour le job correspondant, Ostendis s’occupe de l’envoi pour vous. Vous pouvez également définir si le message doit être envoyé immédiatement ou après quelques jours.
Où puis-je adapter le texte ?
Sous Entreprise | Paramètres | Modèles de réponse, tu peux modifier le texte enregistré et l’adapter à votre communication.
À quoi servent les différentes langues dans les modèles de réponse ?
Tu peux enregistrer des modèles de réponse dans différentes langues. Ainsi, Ostendis peut utiliser la bonne version linguistique et les candidat·e·s reçoivent la communication dans la langue dans laquelle ils/elles ont postulé. Si tu veux communiquer uniquement en allemand, supprime le texte dans les autres langues.
Quelle adresse e-mail d’expéditeur les candidats voient-ils ?
Vous pouvez définir quelle adresse e-mail sera utilisée comme expéditeur de l’accusé de réception automatique. Vous trouverez ce paramètre dans le job sous Paramètres & Autorisations.
Publier
Site web · Interface · Propre lieu de publication
Dès que votre job est configuré, vous décidez où vous souhaitez publier votre annonce. Dans la vidéo, nous vous présentons les trois possibilités
Site web :à partir de 00:00 dans la vidéo Tu publies le job directement sur votre propre site web.
Propre lieu de publication :à partir de 02:30 dans la vidéo Vous créez votre propre lieu de publication et utilisez le lien de candidature CVdropper™ correspondant pour les plateformes sans interface directe. Vous verrez ainsi plus tard dans le reporting si des candidatures ont été reçues par ce biais.
Lieu de publication personnalisé :à partir de 02:30 dans la vidéo Tu crées un lieu de publication personnalisé et utilises le lien de candidature CVdropper™ correspondant pour les plateformes sans interface directe. Ainsi, tu verras plus tard dans le reporting si des candidatures sont arrivées via ce canal.
Questions à ce sujet
Puis-je publier le même job via plusieurs canaux ?
Oui. Vous pouvez publier la même annonce HTML simultanément via différents canaux de publication.
Quand ai-je besoin de mon propre lieu de publication ?
Par exemple, lorsque vous souhaitez publier un poste sur un portail d’emploi pour lequel il n’existe pas d’interface directe avec Ostendis, mais où un lien de candidature peut être inséré.
Combien de temps faut-il pour que mon annonce soit en ligne ?
Sur votre propre site web, l’annonce est visible immédiatement. Sur les plateformes d’emploi, cela peut prendre un peu plus de temps, car les plateformes ne récupèrent pas les nouvelles annonces immédiatement, mais à intervalles réguliers auprès d’Ostendis. Selon la plateforme, la publication peut donc prendre quelques heures.
Adapter le CVdropper™
Personnaliser votre formulaire de candidature
Le CVdropper™ est votre formulaire de candidature – c’est-à-dire l’endroit où les candidats soumettent leurs documents et informations directement chez vous.
Dans la vidéo, nous vous montrons comment configurer le CVdropper™ et l’adapter à vos besoins. Vous pouvez déterminer vous-même quelles informations sont importantes pour vous et quelles données les candidats doivent saisir lors de leur postulation.
Questions à ce sujet
Où les candidats trouvent-ils le CVdropper™ ?
Via le lien de candidature dans l’annonce, les candidats accèdent directement au CVdropper™ et peuvent y soumettre leur candidature. La candidature arrive ensuite directement dans Ostendis.
Puis-je adapter la langue du CVdropper™ ?
Oui. Tu peux définir la langue directement pour chaque job, dans l’annonce, sous Propriétés.
Puis-je adapter le texte d’introduction du CVdropper™ ?
Oui. Tu peux adapter le texte d’introduction pour chaque job, dans l’annonce, sous Propriétés, vue avancée.
Puis-je concevoir le CVdropper™ différemment pour différents postes ?
Oui. Selon le job, vous pouvez utiliser des informations et des paramètres différents et ainsi adapter le processus de candidature au poste concerné.
Que faire si une candidature arrive quand même par e-mail ?
Aucun problème : vous pouvez simplement transférer la candidature à Ostendis (
[email protected]). Ainsi, cette candidature arrive également dans le système et vous pouvez la gérer avec les autres candidatures.
Candidature de test · facultatif
Vivre le processus du point de vue des candidats
Candidature de test
Nous vous recommandons d’envoyer une candidature de test à votre propre job. Vous verrez ainsi exactement comment le processus se déroule pour les candidats et comment la candidature apparaît ensuite dans Ostendis.
Des questions à ce sujet
Si vous avez activé les paramètres correspondants, vous pouvez vérifier, à l’aide de la candidature de test, comment votre accusé de réception automatique parvient au candidat.
Oui. Si tu as activé les paramètres correspondants, tu peux vérifier, à l’aide de la candidature test, comment ton message de patience automatique est perçu par le/la candidat·e.
Puis-je tester l’ensemble du processus de candidature ?
Oui. Vous pouvez tester la réception d’une candidature dans Ostendis, puis la traiter et essayer d’autres étapes comme les réponses ou les évaluations.
Créer un job incluant le lien CVdropper™
Saisir le poste et générer le lien de candidature
Créer un job incluant le lien de candidature
Vous continuez à publier vos postes comme d’habitude – sur votre site web, sur un portail d’emploi ou via un autre canal. La seule différence : au lieu d’une adresse e-mail, vous insérez le lien de candidature CVdropper™ généré par Ostendis. Les candidatures arrivent ainsi directement dans le système.
Puis-je utiliser Ostendis de manière plus complète plus tard ?
Des questions à ce sujet
Puis-je utiliser Ostendis de manière plus complète plus tard ?
Oui. Ce parcours est idéal pour un démarrage simple. Si vous souhaitez par exemple gérer plus tard la publication de vos postes via Ostendis, vous pouvez ajouter cette option à tout moment – nous le recommandons même.
Créer un job pour les candidatures par e-mail
Saisir le poste et importer les candidatures
Créer un job pour e-mail
Vous continuez à publier votre poste comme d’habitude et les candidats envoient leurs documents à votre adresse e-mail habituelle. Désormais, vous transférez en plus les candidatures reçues à Ostendis. Elles arrivent ainsi dans le système et vous pouvez les y gérer et les traiter de manière centralisée.
Dans la vidéo, nous vous montrons comment créer le job et comment les candidatures sont transférées à Ostendis.
Des questions à ce sujet
Les candidat·e·s doivent-ils/elles envoyer leur candidature à une nouvelle adresse e-mail ?
Non. Rien ne change pour les candidat·e·s. Ils/elles continuent d’utiliser votre adresse e-mail actuelle. Les candidatures entrantes sont ensuite transférées à Ostendis.
Puis-je changer de parcours plus tard ?
Oui. Si vous remarquez que vous souhaitez utiliser Ostendis de manière plus complète, vous pouvez ajouter ultérieurement le CVdropper™ ou d’autres options de publication. Vous n’êtes pas lié par ce choix initial.
Transférer et communiquer en interne
Partager les candidatures · Compte Free
Transférer en interne
Souvent, plusieurs personnes sont impliquées dans une candidature. Avec Ostendis, vous pouvez facilement transférer les candidatures en interne et les partager avec les personnes responsables – sans longs échanges d’e-mails ni retours séparés.
Dans la vidéo, nous te montrons quelles options sont à ta disposition pour la communication interne. En plus, tu auras un aperçu des autorisations d’un compte Free et de l’apparence de votre login dans Ostendis.
Des questions à ce sujet
Le transfert fonctionne si cela est autorisé dans vos paramètres de protection des données. Sous Entreprise | Paramètres | Protection des données, vous pouvez définir si les candidatures peuvent également être transférées à des adresses e-mail avec un domaine externe.
Oui, pour autant que cela soit autorisé dans vos paramètres de confidentialité. Sous Entreprise | Paramètres | Protection des données, tu peux définir si les candidatures peuvent aussi être transférées vers des adresses e-mail avec un domaine externe.
Puis-je envoyer un rappel ?
Oui. Si vous attendez encore l’évaluation d’une personne à qui la candidature a déjà été transférée, vous pouvez lui envoyer un rappel en un clic. Pour cela, allez dans le dossier de la candidate ou du candidat et cliquez sur « Envoyer un rappel » sous « Transfert ».
Consulter et évaluer la candidature
Aperçu de vos candidates et candidats
Dans la vidéo, nous vous montrons où trouver les informations les plus importantes sur une candidature, comment évaluer les candidatures et comment vous faire ainsi progressivement une idée de vos favoris.
Des questions à ce sujet
Questions à ce sujet
Clique en haut à droite sur « Entreprise », puis sur « Paramètres ». Sous « Status-Flags », tu peux les nommer toi-même.
Les comptes Free voient-ils les évaluations des autres ?
Seulement si vous l’autorisez. Dans le job, sous « Paramètres & Autorisations », vous contrôlez avec l’option « Afficher les évaluations de candidature » si les comptes Free voient les évaluations des autres. Les personnes disposant d’un compte Pro continuent de voir toutes les évaluations.
Communiquer avec les candidats
Modèles de réponse et communication documentée
Vous pouvez également gérer la communication avec les candidats directement via Ostendis. Dans la vidéo, nous vous montrons comment contacter les candidats directement depuis le système, utiliser des modèles de réponse et documenter la communication de manière claire pour chaque candidature. Ainsi, les messages importants restent là où se trouve la candidature – et non quelque part dans une boîte de réception.
Questions à ce sujet
Puis-je adapter un modèle de réponse avant l’envoi ?
Oui. Tu peux enregistrer des modèles pour des messages récurrents et les utiliser au besoin pour la candidature concernée, en les adaptant individuellement. Tu trouveras tes modèles de réponse sous Entreprise | Modèles de réponse.
Puis-je encore adapter un message individuellement avant l’envoi ?
Oui. Même si tu travailles avec un modèle, tu peux modifier le message individuellement avant l’envoi. Note que cela n’est possible que pour un seul e-mail et pas pour un envoi en masse.
Puis-je voir quelle communication a déjà eu lieu ?
Oui. La communication est documentée pour chaque candidature, ce qui vous permet de retracer les échanges passés. Vous pouvez copier les e-mails reçus par copier-coller sous Réponse à la candidature | Insérer la réponse reçue, afin que tout l’historique de communication soit visible. Vous pouvez également enregistrer des notes d’appels téléphoniques.
