Schön, bist du dabei!

Wir führen dich Schritt für Schritt durch die Einrichtung – in deinem Tempo und passend dazu, wie du Ostendis nutzen möchtest. Dabei entscheidest du selbst, wie stark du Ostendis von Anfang an einbinden möchtest. Dafür stehen dir drei verschiedene Wege zur Verfügung: Vom schnellen Einstieg ins Bewerbungsmanagement bis hin zur umfassendsten und zeitsparendsten Nutzung mit Inseraten, Multiposting und JobPublisher. Du kannst deinen Weg jederzeit anpassen oder später weitere Funktionen dazunehmen.

Charlotte, unsere Marketing und Customer Happiness Managerin, begleitet dich durch die Videos.

• Video anschauen: Wir zeigen dir die drei möglichen Wege zum Start.
• Weg wählen: Du entscheidest, was zu deinem Alltag passt – wechseln kannst du jederzeit.
• Loslegen: Danach siehst du nur die Schritte, die für dich relevant sind.

Eine Frage offen oder kommst du nicht weiter? Melde dich einfach bei uns – wir helfen dir gerne persönlich weiter.

Diesen Schritt machen wir bewusst ganz am Anfang: Damit Ostendis zuverlässig funktioniert, müssen auch die E-Mails sicher bei den Bewerbenden ankommen. Deshalb richten wir den E-Mail-Versand einmal sauber ein, bevor du loslegst.

Konkret geht es um einen Eintrag in eurer Domain, damit E-Mails aus Ostendis zuverlässig zugestellt werden und nicht im Spam landen. Diesen Schritt gibst du am besten direkt an eure IT weiter – für sie ist das in wenigen Minuten erledigt.

Alle Informationen und die Anleitung für deine IT findest du hier: E-Mail-Versand auf my.ostendis

Auch diesen Schritt muss nur einmalig eingerichtet werden und geht direkt an eure IT weiter. Der JobPublisher sorgt dafür, dass deine offenen Stellen direkt auf eurer Website erscheinen. Du musst sie dort dann nicht mehr zusätzlich erfassen oder nachführen.

Für die einmalige Einbindung brauchst du die Person, die eure Website betreut. Sie fügt ein kleines Code-Snippet dort ein, wo eure offenen Stellen angezeigt werden sollen.

Im Video zeigen wir dir, wie die Einbindung funktioniert und was du der zuständigen Person weitergeben musst.

Mit einer aktiven Schnittstelle publizierst du deine Stelleninserate direkt aus Ostendis auf externe Jobportale – kein doppeltes Erfassen mehr. Am Beispiel von Jobs.ch zeigen wir dir, wie das eingerichtet wird.

Mit einer eigenen Inserat-Vorlage sparst du bei jeder neuen Stelle Zeit. Du definierst einmal das Grundlayout – passend zu eurem Corporate Design, mit Logo, Farben, Schriften und den gewünschten Inhalten. Bei einer neuen Stelle musst du danach nur noch die jobbezogenen Angaben anpassen.

Das Ziel: Du hast am Ende eine Inserat-Vorlage, die zu eurem Auftritt passt und die du für jede neue Stelle wiederverwenden kannst.

Wir erfassen gemeinsam deinen ersten Job und richten dabei die wichtigsten Einstellungen für die Stelle ein.

Du lernst, wie du Einstellungen und Berechtigungen für den Job festlegst und anschliessend dein Inserat erstellst. Dafür greifen wir auf die Inserat-Vorlage zurück, die du im vorherigen Schritt erstellt hast. So musst du das Grundlayout nicht jedes Mal neu aufbauen, sondern ergänzt nur noch die Inhalte, die für diese konkrete Stelle relevant sind.

Mit dem Auto-Geduldsschreiben erhalten Bewerbende nach einer von dir festgelegten Zeit automatisch eine Rückmeldung. So wissen sie, dass ihre Bewerbung bei euch in Bearbeitung ist und du musst nicht jedes Mal selbst daran denken.

Im Video zeigen wir dir, wo du die Funktion aktivierst, den Versandzeitpunkt festlegst und den Text des Geduldsschreibens anpasst.

Sobald dein Job eingerichtet ist, entscheidest du, wo du dein Stelleninserat veröffentlichen möchtest. Im Video zeigen wir dir die drei Möglichkeiten

Website:ab 00:00 im Video Du veröffentlichst den Job direkt auf eurer eigenen Website.

Schnittstelle:ab 01:45 im Video Du publizierst den Job über eine bestehende Schnittstelle, beispielsweise zu einem Stellenportal.

Eigener Publikationsort:ab 02:30 im Video Du erstellst einen eigenen Publikationsort und nutzt den dazugehörigen CVdropper™-Bewerbungslink für Plattformen ohne direkte Schnittstelle. So siehst du später im Reporting, ob darüber Bewerbungen eingegangen sind.

Der CVdropper™ ist euer Bewerbungsformular – also der Ort, an dem Bewerbende ihre Unterlagen und Angaben direkt bei euch einreichen.

Im Video zeigen wir dir, wie du den CVdropper™ einrichtest und an eure Bedürfnisse anpasst. Du kannst dabei selbst bestimmen, welche Angaben für euch wichtig sind und welche Informationen Bewerbende bei der Bewerbung erfassen sollen.

Die Testbewerbung ist optional – sie ist vor allem dann hilfreich, wenn du den Bewerbungsprozess einmal aus Sicht der Bewerbenden erleben oder beispielsweise das automatische Geduldschreiben testen möchtest.

Du publizierst deine Stellen weiterhin wie bisher – auf eurer Website, auf einem Stellenportal oder über einen anderen Kanal. Der einzige Unterschied: Statt einer E-Mail-Adresse hinterlegst du im Inserat den CVdropper™-Link von Ostendis. So landen Bewerbungen direkt in Ostendis und können dort zentral bearbeitet werden.

Im Video zeigen wir dir, wie du den Job in Ostendis erstellst, die wichtigsten Einstellungen vornimmst und den CVdropper™-Link für deine Stelle generierst.

Du publizierst deine Stelle weiterhin wie bisher und Bewerbende schicken ihre Unterlagen an eure gewohnte E-Mail-Adresse. Neu leitest du die eingehenden Bewerbungen zusätzlich an Ostendis weiter. So landen sie im System und du kannst sie dort zentral verwalten und weiterbearbeiten.

Im Video zeigen wir dir, wie du den Job in Ostendis erstellst und Bewerbungen importierst.

Oft sind mehrere Personen in eine Bewerbung involviert. Mit Ostendis kannst du Bewerbungen einfach intern weiterleiten und mit den zuständigen Personen teilen – ohne lange E-Mail-Verläufe und separate Rückmeldungen.

Im Video zeigen wir dir, welche Möglichkeiten dir für die interne Kommunikation zur Verfügung stehen. Ausserdem erhältst du einen Einblick, welche Berechtigungen ein Free-Account hat und wie ihr Login in Ostendis aussieht.

Im Video zeigen wir dir, wo du die wichtigsten Informationen zu einer Bewerbung findest, wie du Bewerbungen bewertest und wie du dir damit Schritt für Schritt einen Überblick über deine Kandidatinnen und Kandidaten verschaffst.

Auch die Kommunikation mit Bewerbenden kannst du direkt über Ostendis abwickeln. Im Video zeigen wir dir, wie du Bewerbende direkt aus dem System kontaktierst, Antwortvorlagen verwendest und die Kommunikation übersichtlich bei der jeweiligen Bewerbung dokumentierst. So bleiben wichtige Nachrichten dort, wo auch die Bewerbung liegt – und nicht irgendwo im Postfach.